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大学・就活で役立つIT豆知識 powered by Udemy <はじめての「エクセル」編>

  • スキルアップ
  • 2017.04.10

先輩も苦手意識を持っている!?「エクセル」でのレポート作成

キミは、「エクセル、ワード、パワーポイント」をどのくらい使えるだろうか?
大学3、4年生の先輩に、「パソコンでできること」を聞いたところ、8割以上の人が「エクセル、ワード、パワーポイントを使える」と回答した。大学生活の中で、パソコンでレポート作成をする機会は多いようだ。

※2017年1月実施 大学生300名のアンケートより

しかし、「パソコンを使ってできるようになりたいこと」を聞いたところ、最も票を集めたのは「エクセルを使って効率的にレポートを作る」だった。

多くの先輩が「使える」と答えつつも、「もっと効率的に使えるようになりたい!」と思う「エクセル」。 いったいどんな点が難しいのだろうか?

便利機能を知らないとひと苦労…!? 先輩が語る「エクセル」のこわい話

そもそも、エクセルとは何だろうか。初めて使う人向けにまとめると、エクセルとは以下の作業ができるものだ。

1:文書作成

「ワード」でも文書作成はできるが、図表や画像を多く使用する文書には「エクセル」もよく使われる。エクセルでは、1つのファイル内に複数のワークシートを作ることができるので、整理された読みやすい文書を作成できる点も利点だ。

2:表作成/表計算

エクセルの得意領域。「関数」と呼ばれる機能によって、数値の合計や平均値、最大値、最小値などを自動的に計算できる。色をつけて表の一部を目立たせたり、たくさんのデータの中から欲しいデータを抽出できる便利な機能などもある。

3:グラフ作成

棒グラフや折れ線グラフ、円グラフ、散布図など、様々な種類のグラフを作成できる。色やフォントを変えることもできるので、読みやすいレポートを作成することができるのだ。

便利な機能がたくさんあるエクセルだが、ポイントをおさえないと、思わぬ落とし穴に陥ることも。先輩たちに「レポート作成中に遭遇した、エクセルのこわい話」を聞いた。

  • 一発で計算ができる関数を知らなくて、全部手で入力していたら徹夜になりました…。
  • 入力したデータを見失って、探しているうちに目がしょぼしょぼ…。
  • データの入力を間違えて、1つずつ直していたら何時間もかかりました…。

いずれも、「関数」や「ショートカット」を覚えることで、すぐに解決できる問題。よく使う便利機能をしっかりおさえることが、効率的なレポート作成への近道のようだ。

保存版
明日から使える、「エクセル」のお役立ちショートカット集

では、はじめて「エクセル」でレポートを作る大学生がおさえておくとよい便利機能とは何だろうか? ここでは、オンライン動画学習サイト<Udemy>編集部が厳選した、エクセルの役立ちショートカット集を紹介。印刷やスクリーンショットで保存しておこう!

エクセル役立ちショートカット集

① 時間節約! マウスを使わずにらくらくセル移動できるショートカット
入力を確定してのセルに移動Shift + Enter
入力を確定してのセルに移動Tab
入力を確定して左のセルに移動Shift + Tab
セルの中で改行したいAlt + Enter
② メニュー選択不要! 一発で欲しいデータを入力できるショートカット
選択したセルに現在の日付を入力したいCtrl + ;(セミコロン)
選択したセルに現在の時刻を入力したいCtrl + :(コロン)
セル内に入力したデータを太字に変更、および解除Ctrl + 2, または Ctrl + B
セル内に入力したデータを斜体に変更、および解除Ctrl + 3, または Ctrl + I
選択したセルのデータを通貨表示Ctrl + Shift + $
選択したセルのデータを小数点以下の桁数0のパーセントで表示Ctrl + Shift + %
③ 見失い防止! データの検索や置き換えのショートカット
入力したデータや文字列を検索したいCtrl + F
特定のデータや文字列をすべて置き換えたいCtrl + H

就職にも役立つ!「エクセル」

便利機能を使えば、レポート作成もらくらくできる「エクセル」。大学のレポートだけでなく、就職した後も役に立つようだ。社会人にとってのエクセルの役立ちとは? オンラインで多くの社会人にエクセルを教える人気講師「エクセル兄さん」こと立林先生に話を聞いた。

エクセル兄さん:今や仕事をする上でエクセルは必須のスキルだといえます。多くの方は、なんとなく自己流や周囲の人に聞きながらエクセルを使っていますが、体系的に確固たるスキルとして習得することで、日々の業務は格段に効率化できると考えています。

実際にそれまで数時間かかっていたような作業が数分で完了できるようになったというご感想もいただいています。また、MOSなどの資格を取得することも良いと思います。就職活動を控えている学生の方にとっても、スキルの証明になるので有効です。過去に自分が指導した生徒からも資格に合格し就職できたという喜びの声もあがっています。

大学のレポートを効率的に作成できるようになれば、就職活動にも活かせて一石二鳥! エクセルをマスターして、らくらくレポート作成をできるようになろう。

講座紹介

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