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大学・就活で役立つIT豆知識 powered by Udemy <めざせプレゼン上手! エクセルのグラフ作成術>

  • スキルアップ
  • 2017.09.13

先輩社員や上司が「新入社員に学ばせたいスキル」として、よく上位にランクインするのが「エクセルのスキル」。入社後のみならず、大学のレポートやインターンシップでも役に立つかもしれない、エクセルでの「ちょっと差のつく」グラフ作成方法を学んでみよう。


プレゼン上手のコツ:目的に応じて、グラフを使い分けよう!

エクセルで作成できる様々なグラフの種類。どれを使えばいいの…?

エクセルでは、「棒グラフ」「折れ線グラフ」「円グラフ」など、様々な種類のグラフを作成することができるが、全種類を使いこなそうとしなくても大丈夫だ。グラフの特徴を知り、相手に伝えたいことに応じて使い分けることがプレゼン上手への第一歩だ。さらに、グラフの種類ごとに強調すべきポイントをしっかりおさえることで、より伝わりやすいプレゼンをすることができる。

「インターンシップ先でグラフ作成を頼まれた」つもりで、場面ごとによく使われるグラフの種類と、グラフの見せ方のコツを見ていこう。

棒グラフ ― 比較をしたいとき ―

社員さん:商品ごとの売上を比べて、新ラインナップを検討しないとな。この表をグラフにしてくれる?

インターン:はい!(商品ごと…えっと、どんなグラフにすればいいかな?)

商品ごとの売上など複数のデータを比較して見せたいときは、棒グラフがおすすめ。

(1)エクセルでデータを選択後、メニューの「挿入」から「縦棒」を選んで基本の棒グラフを作ってみよう

(2)基本の棒グラフが完成!

応用

数値を並べ替えて、データを強調

売上の大きい商品を強調したい場合は、データを数値の大きい順に並べると、差異が明確に見やすくなる。ここでは、商品BとEが同じくらい売れていることがわかる。

インターン:できました! 商品BとEが同じくらい売れているので、この2つは来年のラインナップに残せると良いと思いました

社員さん:商品ごとの売上の違いがわかりやすいね。ありがとう!

折れ線グラフ ― 成長を見せたいとき ―

社員さん:来年はイベントの集客を2倍にしたいな。ここ5年のイベント参加人数の変化をグラフにまとめてくれる?

インターン:はい!(人数の変化か。また棒グラフ…でいいかな?)

棒グラフでもデータの比較をすることはできるが、一定期間におけるデータの変化や成長を見せたいときには、折れ線グラフがおすすめ。

(1)エクセルでデータを選択後、メニューの「挿入」から「折れ線」を選んで基本の折れ線グラフを作ってみよう

(2)基本の折れ線グラフが完成! 

応用

横幅を狭くして、伸び幅を強調

グラフの横幅をちょっと狭くすることで、同じデータでも、伸び幅が見やすくなる。2つ以上のデータの推移を比較するときにもおすすめだ。

インターン:できました! 2014年から2015年にかけて、参加人数がかなり増えていますね

社員さん:なるほど。そういえば、2015年は新規キャンペーンを打ったことで集客に成功したな。当時の資料をもう一度調べてみよう。ありがとう!

円グラフ ― 割合を見せたいとき ―

社員さん:最近、会員からの問い合わせが増えてきているな。なんとなく、女性からの問い合わせが多い気がするのだけど…。問い合わせ件数をグラフにまとめておいてくれる?

インターン:はい!(問い合わせ件数のうち、女性の割合がわかるといいのかな?)

データの割合を見せたいときは、円グラフを使おう。

(1)エクセルでデータを選択後、メニューの「挿入」から「円」を選んで基本の円グラフを作ってみよう

(2)基本の円グラフが完成!

応用

数値が大きい順に並べてみる

数値が大きい順番に並べることで、データの傾向が見えてくることもある。

インターン:たしかに、女性からの問い合わせが多い。半分近くが20-30代の女性からだな。

見てほしいデータに色をつけて強調

さらに、一番見てもらいたいデータにだけ色をつけると、伝えたいことがより明確になる。取引先に短時間でシャープな提案をしなければならない、投資銀行やコンサルタントの資料作成でも使われているグラフ作成術だ。

インターン:できました! オレンジ色の部分を見てください。特に20-30代の女性からの問い合わせが多く、全体の半分近くを占めています

社員さん:なるほど、女性の中でも、若年層からの問い合わせが多いんだね。エクセルを使いこなしているね!

今回は、インターン先でのストーリーをもとに、エクセルでのグラフ作成術を紹介した。たった3種類のグラフでも、「相手に伝えたいことに応じて、グラフの種類を使い分ける」「強調するポイントをしっかりおさえる」ことで、データをもとに新たな提案をしたり、相手を説得することができる。大学のレポートやインターン先のプレゼンでぜひ活用してみてはいかがだろうか。

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