秘書、議員秘書の仕事の内容

経営者などの業務を幅広くサポート

　社長や重役など企業のトップや、議員、高度な専門職に就いている人たちが、周辺業務に時間を取られず本業に集中できるように補佐するのが秘書の役割である。会社秘書には、一般的な事務を担当する秘書から、経営者のブレーンとしての役割を担う秘書までいる。また、国会議員には公費雇用の秘書として第一秘書、第二秘書、国会議員政策担当秘書がつく。

　秘書の仕事内容は、一般的には社内外の人との連絡、応対、文書作成、資料・情報の収集と整理、スケジュール調整などが中心である。そのほか、会議やパーティーの準備、来客の接待から経理的な事務と、非常に広範囲に渡っている。

　さらに、秘書には「個人秘書」と「グループ秘書」がおり、一般的にイメージされる秘書は前者だ。一人の議員や企業役員に同行し、その人の総務をこなす。一方のグループ秘書は、複数の役員や医師、部門全体の総務を担う。当然、スケジュール管理などのこなすべき仕事が倍以上になるので、秘書もチームを組んで仕事にあたることが多い。秘書の働き方は、役員や議員との一対一とは限らないのだ。

　名前をよく聞くことの多い「議員秘書」にも、実はたくさんの仕事があり、かつ複数人の秘書が役割を分担していることが多い。例えば政策秘書と呼ばれる人たちは、専門的な立場から国会議員の政策立案を手伝う特別職国家公務員であり、なるためには国家試験「政策担当秘書資格試験」に合格し、国会議員に採用されることが一つの方法だ。また、選挙対策を担う秘書、議員の財務を担う人もいる。議員以外でも、例えば大学の教授秘書は研究資料の作成を任されることがあり、一定の専門性が求められることがある。このように、秘書の中心的な業務は総務だが、誰の秘書になるかによって実際の業務は大きく変わると言っていい。